Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną i handlową oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko w trakcie Dni Gminy Zarzecze 2020

Zarzecze, dnia 17.02.2020 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Centrum Kultury w Zarzeczu ogłasza  konkurs ofert  na  obsługę gastronomiczną i handlową oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko imprezy plenerowej, na zasadzie wyłączności.

Oferta  dotyczy  imprezy – DNI GMINY ZARZECZE 2020 w dniach 20 – 21 czerwca 2020 r.

Miejsce – stadion Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zarzeczu

Czas trwania: występów, konkursów, zawodów sportowych, koncertów

– sobota 20.06.20 r. godz. 15.00 –  23.00 – konkurencje sportowe, bieg „Zarzecze na 5!”, strefa kibica (mecz Polska – Hiszpania – podczas mistrzostw Europy )

– niedziela 21.06.2020 r. godz. 16:00 – poniedziałek 22.06.2020 r. godz. 1:00 – występy, konkursy, koncerty zespołów Energy Girls, Faster i Natalii Szroeder, po zakończeniu koncertu gwiazdy wieczoru ok. godz. 22:00 zabawa plenerowa z DJ.

Oferta powinna uwzględniać miejsca dla konsumentów; min.:

600 osób – stoliki, ławki, parasole.

300 osób – namiot, ławki, parasole.

Sprzedaż piwa i napoi w naczyniach plastikowych. Firmy zobowiązują się do ogrodzenia miejsca punktów sprzedaży (oddzielenia od terenu imprezy masowej – strefy koncertowej) oraz zachowania czystości na obszarze konsumpcji.  Oferent  zapewnia we własnym zakresie urządzenie  zasilające  w  energię  elektryczną oraz  zabezpiecza  we  własnym  zakresie  okablowanie  do  miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno–elektrycznym).

Oferty należy składać osobiście w Centrum Kultury w Zarzeczu, ul. Księdza Stanisława Gajeckiego 5, 37 – 205 Zarzecze lub pocztą (decyduje data wpływu).

Oferty  przyjmowane  będą  do dnia 9.03.2020 roku  do godziny 11:00.

O wyniku  konkursu  oferenci zostaną poinformowani mailowo lub telefonicznie.

Szczegółowych informacji udziela Barbara Szczygieł, tel. 16 640 15 14

  

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU OFERT

na: Kompleksową obsługę gastronomiczną i handlową oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko podczas Dni Gminy Zarzecze, organizowanych w dniach 20 – 21 czerwca 2020 r. na terenie stadionu Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zarzeczu z wyłącznością gastronomiczną i handlową oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko.

Organizator:

Centrum Kultury w Zarzeczu: adres korespondencyjny: Centrum Kultury w Zarzeczu, ul. Księdza Stanisława Gajeckiego 5, 37 – 205 Zarzeczu NIP 794 174 58 71, Regon: 180238437

I. Opis przedmiotu zamówienia.

Na  przedmiot  zamówienia  składa  się:  Zapewnienie  kompleksowej  obsługi gastronomicznej i handlowe oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko podczas DNI GMINY ZARZECZE 2020, organizowanych  w  dniach  20 – 21  czerwca 2020 r.,  na terenie stadionu Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zarzeczu z wyłącznością gastronomiczną i handlową oraz strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko.

Zakres zamówienia

Zakres  rzeczowy  przedmiotu  zamówienia obejmuje:

Obsługujący zapewnia stoiska gastronomiczne, o zróżnicowanym asortymencie w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższym terminie, m.in.:

  • potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.)
  • potrawy z rożna (kurczak)
  • hot dogi, hamburgery, zapiekanki
  • potrawy regionalne
  • napoje bezalkoholowe
  • napoje alkoholowe do 4.5% oraz piwo
  • lody, gofry

Wystarczającą ilość miejsc siedzących za stołami i część stołów z zadaszeniem (parasolami i namiotami)

  • minimum na 600 osób  /stołów z ławami i parasolami/.
  • minimum 300 osób /stołów z ławami i namiotami/.
  1. Zapewnienie stoisk handlowych w ilości uzgodnionej z Organizatorem. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.
  2. Organizacja strefy rekreacyjnej dla dzieci (na wyłączność) zapewniając atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, trampoliny, itp.
  3. w ramach strefy rekreacyjnej dla dzieci Obsługujący imprezę zapewni niezbędną opiekę w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji – co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.
  4. Zapewnienie wesołego miasteczka jako atrakcji (na wyłączność)
  5. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych leżą po stronie Obsługującego imprezę
  1. Obsługujący imprezę będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen.
  2. Organizator ustala  opłatę  za  wyłączność  na  obsługę  gastronomiczną  imprezy (minimalna kwota wyjściowa to 20.000 zł brutto za 2 dni)
  3. Obsługujący  imprezę – zobowiązany  jest  do  przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych w ramach organizowanych imprez podczas DNI GMINY ZARZECZE 2020 w dniach 20 – 21 czerwca 2020 r.
  4. Po stronie Obsługującego imprezę leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń. Ponadto wykazanie przez oferenta miejsc produkcji garmażeryjnej oraz decyzji Sanepidu dotyczącą możliwości produkcji garmażeryjnej w  podanych  punktach  /catering/  produkcyjnych.  Sposobu  przewozu  z  punktów produkcyjnych  na  miejsce  imprezy  oraz  okazania  badań  Stacji Epidemiologicznej pojazdów przeznaczonych do przewozu żywności.
  5. Obsługujący  imprezę – zobowiązany  jest  do  rozstawienia stoisk oraz strefy rekreacyjnej dla dzieci i wesołego miasteczka zgodnie z wytycznymi Organizatora zawartymi w  regulaminie  imprezy.
  6. Obsługujący  imprezę –  zobowiązuje  się  do  obsługi  punktów gastronomicznych, handlowych, strefy rekreacyjnej i wesołego miasteczka  podczas  w/w  imprezy  w  czasie  jej  trwania  oraz  do  bieżącego utrzymania  czystości  w  granicach  swojego  obszaru  w  czasie  i  po  każdym  dniu imprezy.
  7. Obsługujący  imprezę – zobowiązuje  się  do  wydawania  posiłków w naczyniach jednorazowych.
  8. Obsługujący imprezę – zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych.
  9. Obsługujący zobowiązuje się do odbioru odpadów komunalnych powstałych w wyniku sprzedaży jego produktów na stoiskach handlowych, na własny koszt w terminie do 23 czerwca 2020 r.Obsługujący  imprezę – rozlicza  transakcję  z Organizatorem w PLN.  Ustala się termin wpłaty na konto Organizatora  I raty 80 % do dnia 1 czerwca 2020 r. Brak wpłaty na konto Organizatora skutkuje rozwiązaniem umowy i dokonanie wyboru nowej firmy z wolnej ręki.

II. Warunki udziału Obsługującego imprezę – w postępowaniu. O obsługę gastronomiczną, strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko imprezy z wyłącznością mogą ubiegać się Obsługujący imprezę, którzy:

  1. Złożą oferty zgodne z zakresem zamówienia i specyfikacją istotnych warunków konkursu ofert  oraz  zadeklarują  kwotę  za  wyłączność  na  obsługę  gastronomiczną, strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko imprezy, która zadowoli Organizatora.
  2. Posiadają uprawnienia  do  wykonywania  określonej  działalności,    posiadają aktualną koncesję – zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży alkoholi oraz zgodę Stacji Epidemiologicznej. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
  3. Znajdują się  w  sytuacji  ekonomicznej  i  finansowej  zapewniającej  wykonanie zamówienia.
  4. Obsługujący imprezę – ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać  się  z  postępowania  poprzez  złożenie  pisemnego  powiadomienia z  dopiskiem  na  kopercie „Wycofanie”.  Koperty  oznaczone  w  ten  sposób  będą otwierane  w  pierwszej  kolejności. Oferty  wycofane nie będą odczytywane.
  5. Organizator nie wymaga wniesienia wadium.

III. Opis sposobu i kryteria obliczenia ceny oferty:

Obsługujący imprezę –  zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za  uzyskanie  wyłączności.  Cena musi  być  podana  w  złotych  polskich cyfrowo  i  słownie.  Cenę  oferty  należy  podać  z  dokładnością  do  dwóch  miejsc  po przecinku. Złożone oferty zostaną  ocenione zgodnie z następującymi kryteriami:

  1. Cena, znaczenie 100 pkt.

Ocena  wg.  kryteriów  podanych  powyżej  dokonywać  się  będzie  wg.  następujących zasad:

Cena-oferowana cena brutto w PLN maksymalną ilość punktów 100 otrzyma oferent, który poda  najwyższą cenę

C = Ci/Cn x 100

Gdzie: Cn –najwyższa cena oferowana Ci–cena badanej oferty

  1. Informacje dotyczące przygotowania oferty.
    1. Obsługujący imprezę – powinien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji.
    2. Obsługujący imprezę – składa  tylko  jedną  ofertę  zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym konkursie.
    3. Obsługujący imprezę – poniesie  wszelkie  koszty  związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    4. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, napisana na komputerze, lub inną  trwałą  techniką  oraz  podpisana  przez osobę/osoby uprawnione  do reprezentowania Obsługującego  imprezę – zgodnie  z  aktem  rejestracyjnym
      i   wymogami   ustawowymi  oraz opatrzona pieczątkami imiennymi.
    5. Wszystkie strony oferty oraz wszelkie miejsca, w których Obsługujący imprezę – naniósł zmiany  lub  poprawki  muszą  być  parafowane  przez  osobę podpisującą ofertę.
    6. W przypadku  podpisania   oferty   przez upoważnionego   przedstawiciela Obsługującego  imprezę –  do  oferty  powinno  być  załączone upoważnienie do podpisywania oferty.
    7. Wszystkie strony oferty zawierające tekst muszą być ponumerowane.
    8. Jeśli Obsługującym imprezę – jest spółka cywilna lub jawna oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki.
    9. Ofertę należy  złożyć  w  zamkniętym  opakowaniu  lub  kopercie,  zabezpieczoną w  sposób  gwarantujący  zachowanie  poufności  jej  treści.  Oferta  powinna  być zaadresowana w sposób następujący: Centrum Kultury w Zarzeczu z dopiskiem: Oferta  na  kompleksową  obsługę gastronomiczną, strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko  podczas DNI GMINY ZARZECZE 2020.
    10. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań zamawiającego, zastrzega sobie możliwość  zamknięcia  konkursu  bez  wybrania  oferty  i  zawarcia  umowy z  dowolnie  wybranym  przez  siebie  podmiotem,  lub  ogłoszenie  nowego  O  zamknięciu  konkursu  bez  wybrania  oferty  zamawiający  powiadomi  uczestników mailowo.

IV. Termin związania ofertą.

Termin związania ofertą mija po 14 dniach od upływu terminu składania ofert.

V. Wymagany termin realizacji zamówienia: 20 – 21 czerwca 2020 r.

Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Barbara Szczygieł tel. 16 640 15 14

VII. Składanie i otwieranie ofert.

  1. Oferty należy składać w Centrum Kultury w Zarzeczu. Termin składania  ofert  upływa  w  dniu 9.03.2020 r. do godziny 11.00. Oferty otrzymane przez Organizatora po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.
  2. O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni  mailowo lub telefonicznie.

VIII. Zawarcie umowy

  1. Zawarcie umowy nastąpi według wzoru Umowy Organizatora.
  2. Przyjęcie postanowień umowy stanowi istotny warunek przyjęcia oferty.
  3. Organizator mailowo lub telefonicznie powiadomi Obsługującego imprezę – o wyborze jego oferty,  miejscu i terminie podpisania umowy.
  4. Organizator dopuszcza możliwość podpisania umowy z Obsługującym imprezę – w formie korespondencyjnej. Organizator informuje i zastrzega sobie, iż wyłączność na obsługę gastronomiczną, handlową, strefę rekreacyjną dla dzieci i wesołe miasteczko dotyczy terenu stadionu Gminnego Ośrodka Sporu i Rekreacji w Zarzeczu.

 

 

ZAŁĄCZNIKI DO POBRANIA:

FORMULARZ OFERTOWY

WYKAZ USŁUG

KLAUZULA INFORMACYJNA